Asistente de Operaciones Administrativas

Buscamos a una persona comprometida, organizada y con enfoque social, que se sume a nuestro equipo como Asistente de Operaciones Administrativas. Su función principal es garantizar el correcto flujo de información, la gestión eficiente de tareas administrativas y el apoyo en el cumplimiento de los procesos internos, fortaleciendo así la misión de la organización: prevenir el suicidio en juventudes LGBTQ+.

Cada día, y en cada rol, nuestro personal contribuye a nuestra misión fundamental de acabar con el suicidio entre juventudes lesbianas, gays, bisexuales, transgénero, queer y en proceso de descubrimiento  de su identidad sexual, encarnando nuestros valores:

Corazón - Nos apasiona profundamente y nos comprometemos a hacer lo que importa.
Integridad – Construimos la confianza a través de nuestras palabras y acciones.
Comunidad - Juntxs, somos una fuerza imparable para el bien.
Pertenencia - Somos aliadxs de la misión y entre nosotrxs.
Progreso - Avanzamos continuamente hacia arriba y adelante.

Esteremos felices de tenerte con nosotrxs

Nivel de responsabilidad

Esta posición conlleva un nivel significativo de responsabilidad dentro de la organización. Esta posición es responsable de ejecutar y apoyar en coordinar las actividades administrativas diarias, incluyendo pero no limitada a la gestión de logística, adquisiciones, documentación y atención al personal. Esto implica asegurar que todas las operaciones administrativas se lleven a cabo de manera eficiente, cumpliendo con los procedimientos y políticas establecidos por la organización. Además, tendrá acceso a información confidencial relacionada con el personal, finanzas y otros aspectos clave de la organización. Por lo tanto, es crucial que la persona en este rol maneje esta información con la máxima confidencialidad y ética profesional.

Rol y Responsabilidades
- Crear y mantener un entorno seguro para cada integrante del equipo, promoviendo la inclusión y la diversidad como parte integral de la cultura organizacional.
- Apoyar en la coordinación y seguimiento de actividades operativas y administrativas diarias.
- Proporcionar apoyo administrativo en el espacio de oficina facilitando la gestión general.
- Realizar las compras de material de oficina, controlar las existencias y el inventario.
- Elaborar, revisar y archivar documentos, reportes y correspondencia interna y externa.
- Apoyar en la planificación y la logística de eventos presenciales y remotos entre todo el equipo.
- Responsable de la gestión de calendarios complejos. Ayudando a establecer prioridades estratégicas y garantizar que el flujo de correspondencia sea oportuno y eficaz.
- Gestionar las reuniones semanales con el equipo ejecutivo y apoyar en coordinar las reuniones de seguimiento cuando sea necesario.
- Prestar apoyo para garantizar que todos los materiales para eventos que se resguardan en la oficina estén disponibles y en buen resguardo.  
- Gestionar el proceso y la logística de kits para eventos.
- Apoyar en el control documental de todos los procesos y las actualizaciones de los mismos en la organización.
- Apoyar en mantener actualizados los registros y expedientes de colaboradorxs.
- Apoyar al staff como punto de contacto para temas relacionados con sus beneficios.
- Apoyar, si es necesario, en  el registro de asistencias  e incidencias en los reportes de nómina.
- Colaborar con otros departamentos para garantizar la eficiencia en los procesos operativos.
- Apoyar en la realización de presentaciones, informes y reportes sencillos

Requisitos mínimos:
Carrera técnica o licenciatura en curso en Administración, Contabilidad, Negocios o afín. Mínimo 6 meses a 1 año en funciones administrativas u operativas.
Manejo de Microsoft Office (Excel, Word, PPT)
Control de documentos y seguimiento de procesos administrativos.
Conocimientos básicos de contabilidad y RH

Requisitos deseables:
Manejo de Visio y Gdrive
Inglés intermedio